西部风 2007-3-27 16:25
让工作变简单的10种方法(2)
[b][font=黑体][size=4][/size][/font][/b]3.主动提醒老板排定优先级，可大幅减轻工作负担
“手边的工作都已经做不完了，又丢给我一堆的工作，实在是没道理。”但是有没有可能问题是出在
你自己身上？你有没有适当的反应真实的情况？如果你不说出来，老板就会以为你有时间做这么多的事情
。况且，他可能早就不记得之前已经交待你太多的工作。老板其实是需要被提醒的。
你当然不可能同时完成这么多的工作，为什么不主动的帮助老板订出工作的优先级。你不是不做，但
是凡事有先有后。你可以事先衡量哪些工作可以为公司带来最大的效益，必须优先处理。然后列出手中有
哪些工作正在进行，需要哪些支持才能在期限内完成。
当你做好以上的准备时，再开始与老板面对面讨论，你可以问说：“未来几天或几星期内必须先达成
哪三个目标？”或是直接告诉他：“我已经先排定未来几天应该要优先完成的工作项目，想听听你的建议
？”总而言之，把短期内应该先完成、而且你有能力完成的工作项目确定下来。这样不仅可以减少自己的
工作负担，更可以提醒老板，让他了解你的实际工作量。
最后提醒一点，讨论的过程中必须时时站在主管的立场思考，体谅他所面临的压力。你该做的是协助
主管解决问题，而不是把问题推给主管。当然，更不应该自己承受问题。
4.报告时要有自己的观点，只需少量的信息即可让老板感到满意
多数人在向主管或是老板报告时，总是担心信息不够多，“万一老板问起来，答不出来，该怎么办？
”根据商业心理顾问公司（Psychology for Business）的心理学家约翰·维佛（John Weaver）所进行的
研究显示，有10％到15％的人在面对老板时会有恐惧的心理，而且如果向老板报告时手中的资料不够多，
感到恐惧的人数比例又会更多。
其实，这种担忧是多余的。太多的信息会变得没有重点，如果又缺乏解释，对于老板一点帮助也没有
。“内容精简、切中要点，最重要的是能够帮助我快速的做决策，”这是詹森访问多位资深主管对于演示
文稿内容的要求时，所得到的一致结论。
你要做的是利用重要的信息或是数据提出解释，一定要有自己的观点，而不是模棱两可的描述。如果
你是老板的话，你会做出什么样的决定：新产品上市的最佳时机是什么时候？该不该跟随竞争对手降价，
还是要逆势操作？
此外，向老板报告时，要能精准的掌控时间，你要有心理准备，在报告的过程中必定会被打断，老板
可能得先接个电话，或是提出一些问题，必须花时间说明与讨论。所以，如果你有30分钟的时间，只要准
备10分钟的报告内容，不仅可以避免超出时间，而且可以替老板省下更多的时间，更能显现出你的工作效
率。
如果报告的主题是关于长期的规划，要记住：过去以及未来的90天是最重要的。如果你要制作10页的
演示文稿，报告未来一年的年度规划，未来90天的计划应该占9页的内容，需要详细的说明，至于其余的
部分只要1页就可以。
此外，如果你希望得到老板的支持，必须清楚、直接、而且是简明扼要。不要让老板觉得你只是想偷
懒，把责任推给老板。举例来说，如果你希望老板支持你的提案，你应该条列已经完成的工作项目，而后
提出未来30到60天之内需要老板协助的事项：例如，他可能要参加哪些会议、参加会议的人员有哪些、他
需要公开向所有员工宣布哪些事项等等。
5.演示文稿时增加互动的机会，可缩短演示文稿的内容与报告的时间
PowerPoint的发明，让我们有了更方便的沟通工具，但事实上也占据了不少的工作时间。每一年每一
个人制作的演示文稿数目不断的在增加，制作演示文稿所要花费的时间也是有增无减。在詹森的研究调查
中，最高的纪录是，25分钟的议程总共有108页的PowerPoint。有多少人能记得108页的内容？
一份好的演示文稿，必须能产生影响力，改变对方的决定。在制作演示文稿时，我们时常忘了听众的
存在。真正成功的演示文稿在于清楚而正确的传达讯息，创造沟通与对话的机会，进而让对方因为你的演
示文稿内容而改变思维、决策、或是行动。因此，重点不在于演示文稿，而是沟通的品质。你不只是“报
告”，而是要引发双向的对话，试图影响对方。
在做任何的演示文稿之前，你必须思考以下三点原则：
·你希望听众听完演示文稿之后记得哪些重点？
·听众会有什么样的感受？
·你希望他们听完演示文稿之后有什么样的决定？
接下来就是实际的制作问题了。最好的开始方式，就是把听众想知道的重点转换为问题，这样不仅可
以立即吸引听众的注意力，更可以大幅减轻你的工作负担。演示文稿的过程不应只有你一个人在说话，提
出问题，可以让你和观众有互动的机会。这样一来，50分钟的议程你只需要准备30分钟的演示文稿内容，
其余的时间应该是与听众互动的时间。
举例来说，在解释产品策略时，不是滔滔不绝的解释策略的第一点、第二点、第三点……，而是提出
问题：我们的产品对你们有什么好处？可以为你的部门带来哪些改变？
每一次的演示文稿都必须有一页的内容摘要，不是要列出报告的重点，而是简要叙述这份报告所要传
达的最重要讯息。此外，一页一个重点，这样才能让他们印象深刻，而且真正的去思考你所说的内容。过
多的讯息，只会让听众感觉无聊，甚至记不得你说了些什么，等于是一次失败的演示文稿。
